الهدف العام من الوظيفة

دعم الإدارة في تنظيم الأنشطة المكتبية وتيسير سير العمل اليومي من خلال إدارة الاتصالات، تنظيم الاجتماعات، والتعامل مع الوثائق والمراسلات الرسمية بكفاءة وفعالية.

المسؤوليات والمهام الرئيسية

إدارة المراسلات والاتصالات

• استقبال المكالمات الهاتفية والرد عليها بأسلوب مهني واحترافي.

• التعامل مع البريد الإلكتروني والمراسلات الورقية بدقة وسرعة.

• توجيه الاتصالات الداخلية والخارجية إلى الأقسام المعنية بكفاءة.

تنظيم الجداول الزمنية

• جدولة المواعيد والاجتماعات وترتيب جداول المديرين باستخدام أدوات التخطيط الحديثة.

• تنظيم الاجتماعات الداخلية والخارجية وإعداد محاضر الاجتماعات بدقة.

إدارة الوثائق والمستندات

• ترتيب وأرشفة الملفات والوثائق باستخدام أنظمة الأرشفة الإلكترونية الحديثة.

• إعداد التقارير والمستندات الإدارية بناءً على طلب الإدارة بجودة عالية.

الدعم الإداري

• توفير الدعم الإداري اليومي للإدارة والفرق المختلفة بفعالية.

• التعامل مع المتطلبات اللوجستية للفعاليات والاجتماعات بكفاءة.

• المساعدة في إعداد العروض التقديمية والتقارير الخاصة بالمشاريع باستخدام التقنيات الحديثة.

استقبال الزوار

• استقبال الزوار والعملاء وتقديم الدعم اللازم لهم بأسلوب مهني ولبق.

• الحفاظ على بيئة عمل احترافية وترحيبية.

المؤهلات والمهارات المطلوبة

المؤهلات العلمية

• شهادة ثانوية كحد أدنى، ويفضل شهادة جامعية في إدارة الأعمال أو تخصص ذي صلة.

المهارات التقنية

• إجادة استخدام الحاسوب وبرامج الأوفيس (Word، Excel، PowerPoint) بمهارة عالية.

• القدرة على استخدام أنظمة إدارة المراسلات والوثائق الرقمية بكفاءة.

• إتقان استخدام تطبيقات الأتمتة الإدارية وأدوات التخطيط الذكية.

المهارات الشخصية

• مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة باللغتين العربية والإنجليزية.

• القدرة على تنظيم الوقت وإدارة المهام المتعددة بفعالية.

• دقة عالية في العمل وقدرة على تحمل المسؤولية.

• مستوى متميز من الاحترافية والسرية في التعامل مع المعلومات الحساسة.

• مهارات تحليلية قوية واتخاذ قرارات سريعة في المواقف المختلفة.

خبرة العمل

• يفضل وجود خبرة سابقة لا تقل عن سنتين في مجال السكرتارية أو الدعم الإداري.

• خبرة في استخدام التقنيات الحديثة وتطبيقات الذكاء الاصطناعي في بيئة العمل المكتبية.

متطلبات إضافية

• القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة المهام المتعددة بكفاءة.

• مرونة في ساعات العمل لتلبية متطلبات الوظيفة عند الحاجة.

• الاستعداد للتعلم المستمر ومواكبة التطورات التكنولوجية في مجال السكرتارية الحديثة.